Чек-лист: как бухгалтерии перейти на новый формат УПД в 1С и Диадок без ошибок

Переход на новый формат УПД — не просто обновление, а важный шаг для стабильной работы бухгалтерии. С 2025 года требования к электронным документам ужесточились: от правильности заполнения УПД теперь зависит корректность НДС, признание расходов и отсутствие отказов при обмене.

В этой статье — короткий чек-лист, как за пару дней подготовиться к переходу, обновить 1С и Диадок и избежать типовых ошибок. Следуйте шагам, и переход пройдет спокойно, без задержек и лишних вопросов от налоговой.

Что проверить до начала перехода на новый формат УПД

Перед тем как запускать обновления и менять формат УПД, важно убедиться, что все технически и организационно готово. Это позволит избежать ошибок, сбоев и лишней переписки с контрагентами. Ниже — короткий чек-лист, по которому можно пройтись прямо перед стартом:

☑ Проверьте, обновлена ли ваша 1С.

Платформа и конфигурация должны быть последней версии — только так система корректно поддержит новый формат УПД и МЧД.

☑ Уточните актуальность модуля Диадок для 1С.

Если вы используете модуль для обмена документами через Диадок, убедитесь, что он обновлен и поддерживает последние требования законодательства. На сайте АйТи Лион можно подключить сопровождение и получить актуальную версию модуля.

☑ Проверьте электронные подписи.

Посмотрите, у всех ли ответственных сотрудников действующие ЭП. Если срок действия истекает, продлите подписи заранее — чтобы не сорвать отправку документов в нужный день.

☑ Согласуйте роли внутри компании.

Назначьте, кто формирует документы, кто их подписывает и кто контролирует статусы. Это избавит от путаницы и дублирования задач.

☑ Проверьте связи с контрагентами.

Посмотрите, работают ли ваши контрагенты через ЭДО. Если кто-то еще не подключен, лучше уточнить это заранее — так вы избежите задержек с обменом документами после перехода на новый формат. Если кто-то работает с другим оператором, настройте роуминг — через него можно обмениваться документами между системами без дополнительных действий. Подробнее об этом читайте в разделе «Роуминг».

Такой чек-лист поможет вам подготовить систему и сотрудников заранее, чтобы переход на новый формат УПД прошел спокойно и без технических проблем.

Настройка в 1С: пошаговая инструкция

Когда подготовительный этап завершен, можно переходить к настройке 1С. Этот процесс займет немного времени, если следовать шаг за шагом.

1. Обновите конфигурацию 1С.

Проверьте, не устарела ли ваша 1С: без обновления программа может не принять новый формат УПД. Если система не обновлена — установите последнюю версию через центр обновлений.

2. Проверьте модуль Диадок для 1С.

Если вы работаете с Диадоком напрямую из 1С, убедитесь, что модуль установлен и синхронизирован с вашим аккаунтом.
Что входит в сопровождение модуля:

• регулярные обновления под новые требования ФНС;
• техническая поддержка и помощь с настройкой;
• возможность доработки под нужды компании.
  Подробнее — на сайте АйТи Лион.

После установки и проверки модуля займитесь УПД Диадок настройкой: убедитесь, что все шаблоны, реквизиты и маршруты согласования соответствуют новому формату.

3. Проверьте шаблоны документов.

Откройте раздел печатных форм и убедитесь, что используется шаблон УПД нового формата. Это важно, чтобы документ корректно принимался контрагентом и налоговой.

4. Настройте реквизиты.

Сверьте, чтобы поля ИНН, КПП, номера, даты, суммы и НДС заполнялись правильно. При необходимости настройте автоматическую подстановку данных.

5. Включите автозаполнение справочников.

Проверьте, чтобы сведения по контрагентам, договорам и номенклатуре подтягивались автоматически. Так вы не будете тратить время на ручные правки и сведете к минимуму опечатки.

6. Проверьте права пользователей.

Разграничьте роли: кто формирует документы, кто подписывает, а кто только проверяет. Так документы будут проходить без задержек и недоразумений.

7. Настройте маршруты согласования.

Если в компании используется внутреннее согласование, настройте последовательность действий — от подготовки до подписания. Подробнее об автоматизации процессов можно посмотреть в разделе «Интеграции» на сайте АйТи Лион.

8. Включите проверку обязательных полей.

Перед отправкой система должна автоматически напоминать, если какое-то поле не заполнено. Это поможет избежать отказов при приеме документов.

9. Создайте тестовый документ.

Сформируйте УПД нового формата и пройдите весь путь: создание, подписание, отправка и получение статуса.

10. Закрепите внутренний регламент.

Пропишите, кто за что отвечает: кто готовит, кто подписывает, кто следит за статусами, чтобы все шло по плану. Это можно оформить в виде короткой инструкции или шаблона, чтобы новые сотрудники быстро включались в процесс.

Этап	Ответственный	Срок выполнения	Комментарий
Формирование документа в 1С	Бухгалтер по учету продаж	В течение дня после операции	Проверять реквизиты: ИНН, КПП, сумма, НДС
Проверка обязательных полей	Главный бухгалтер	До конца рабочего дня	Убедиться, что все поля заполнены
Настройка маршрута согласования	Менеджер ЭДО	Одновременно с формированием	Проверить, что подписанты указаны верно
Подписание документа	Ответственный за подпись	В течение 1 рабочего дня	Электронная подпись актуальна и действительна
Отправка контрагенту	Бухгалтер по ЭДО	В день подписания	Проверить, что выбран правильный канал (Диадок/роуминг)
Контроль статусов и квитанций	Бухгалтер по ЭДО	Ежедневно	Фиксировать ошибки и уведомлять ответственных
Архивирование документа	Бухгалтер по учету продаж	В течение недели	Сохранять в 1С и/или корпоративном хранилище

Совет: настройку лучше провести на тестовой базе — так можно спокойно проверить все функции, не затрагивая реальные данные.

После обновления и проверки 1С переходите к настройке Диадока:

1. Проверьте карточку вашей организации.
   Зайдите в настройки и убедитесь, что указаны правильные реквизиты: ИНН, КПП, адрес, контакты. Если данные не совпадают с 1С, при отправке УПД возможны ошибки или отказы от контрагентов.
   
2. Посмотрите, у кого есть доступ и подписи.
   Убедитесь, что все сотрудники, которые подписывают и отправляют документы, имеют действующие ЭП и нужные права в системе. Просроченная подпись — одна из самых частых причин задержек.
   
3. Проверьте каналы обмена.
   Если ваши партнеры пользуются ЭДО от других операторов, подключите роуминг, он дает возможность обмениваться документами прямо из Диадока, без перехода на сторонние сервисы.
   Подробности можно посмотреть в разделе «Роуминг».
   
4. Настройте автоподпись и уведомления.
   Это удобно: документы будут подписываться автоматически, а вы получите уведомление о каждом статусе — доставлен, принят, отклонен. Так проще контролировать поток документов, особенно если их много.
   
5. Проверьте интеграцию с 1С.
   Все обмены должны идти напрямую, без ручной выгрузки и импорта файлов. Если вы используете модуль Диадок для 1С, все это уже работает автоматически. При необходимости модуль можно обновить и подключить через сайт АйТи Лион

Типовые ошибки и как их избежать

Даже если настройка обмена через ЭДО выполнена аккуратно и по инструкции, ошибки все равно могут появиться.  Ниже короткий список самых частых ситуаций и способов их избежать.

1. В документе не заполнены ИНН или КПП.

Распространенная ошибка, если данные контрагента внесены вручную или давно не обновлялись. Чтобы такая ошибка не возникала, включите проверку обязательных полей в 1С. Тогда программа не позволит отправить неполный документ.

2. Суммы и НДС не совпадают с тем, что видит контрагент.

Проверьте настройки ставок и округления в 1С. Иногда после обновления конфигурации они сбиваются. Лучше один раз сверить, чем потом пересылать документы заново.

3. Контрагент не видит документ у себя.

Скорее всего, вы работаете с разными операторами ЭДО. Проверьте, подключен ли роуминг — это возможность обмениваться документами между разными системами прямо из Диадока. Подробности можно найти в разделе «Роуминг».

4. Подписант не может утвердить документ.

Проверьте роли пользователей в 1С и Диадоке. Иногда права на подпись не настроены или перенесены не на тех сотрудников.

5. Электронная подпись просрочена.

Срок действия ЭП лучше проверять заранее и продлевать минимум за неделю до окончания. Так вы избежите остановки документооборота.

Совет от АйТи Лион:

Регулярно проверяйте настройки и статусы обмена. Один раз потратив час на аудит, вы сэкономите дни на устранение ошибок.

Перед тем как полностью перейти на новый формат УПД, стоит провести небольшой тест — своего рода «мини-пилот». Это поможет убедиться, что все процессы работают корректно, а документы доходят без ошибок.

Чек-лист для проверки на 5–10 контрагентов:

1. Отправьте несколько тестовых УПД выбранным партнерам.
   
2. Проверьте, что документы успешно подписаны, получили все нужные статусы и квитанции.
   
3. Сверьте данные в 1С: правильно ли отразились проводки и регистры.
   
4. Попросите бухгалтеров и менеджеров оценить процесс — сколько заняло времени, были ли сложности.
   
5. Если все работает как нужно, масштабируйте обмен на всех контрагентов.
   

Такой пробный запуск помогает заранее выявить мелкие неточности и избежать неприятных сюрпризов, когда начнется «живая» работа с новым форматом.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Переход на новый формат УПД — это не сложная реформа, а просто несколько последовательных шагов. Если заранее проверить систему, обновить модули и прогнать тестовые документы, все пройдет спокойно и без сбоев. Используйте наш чек-лист как ориентир, и ваши УПД будут уходить и приниматься без ошибок и задержек.

Если не хочется тратить время на настройки и разбираться во всех нюансах самим, можно просто обратиться в АйТи Лион. Мы поможем обновить УПД в 1С и настроить Диадок, чтобы все работало с первого раза. Настроим ЭДО под вашу компанию, объясним по шагам. После этого документы будут уходить и приходить без ошибок, а вам не придется нервничать и копаться в технических деталях.