Машиночитаемые доверенности (МЧД) в ЭДО: новые правила, обмен в роуминге и требования для компаний

С 2025 года машиночитаемые доверенности (МЧД) стали обязательным инструментом для сотрудников юридических лиц, использующих электронный документооборот для бизнеса. МЧД позволяют подтвердить полномочия сотрудников при подписании документов через ЭДО, ускоряют процессы и делают документооборот безопасным и прозрачным.

Что такое МЧД и зачем они нужны

МЧД — это электронная доверенность, которая содержит машиночитаемые данные о сотруднике и его полномочиях. Они применяются в ЭДО для подписания УПД, счетов-фактур, электронных актов и других документов, позволяя организациям безопасно управлять полномочиями без использования физической подписи каждого сотрудника. Законодательное основание — федеральный закон о применении электронного документооборота, а также приказы ФНС и Минцифры о стандартах МЧД.

Новые требования для сотрудников и компаний

С 1 сентября 2025 года сотрудники компаний, не имеющие квалифицированной электронной подписи, обязаны использовать МЧД для подписания документов через ЭДО. Это касается как оптовых и розничных компаний, так и производителей.

Компании должны:

• Подключиться к оператору электронного документооборота, поддерживающему МЧД;
• Настроить учетные программы под новый формат;
• Обеспечить проверку правильности передачи данных через УПД и электронные счета-фактуры.

Обмен МЧД между операторами ЭДО (роуминг)

Роуминг МЧД — это возможность обмена машиночитаемыми доверенностями между разными операторами ЭДО. Он необходим для B2B-компаний и оптовых сетей, где контрагенты используют различные сервисы ЭДО.

СКБ Контур и другие операторы уже настроили роуминг с большинством аккредитованных провайдеров, что позволяет передавать МЧД между системами без дублирования данных и ошибок.

Практическая реализация: опыт СКБ Контур

СКБ Контур с начала 2023 года развивает функционал роуминга МЧД. Сегодня сервис позволяет обмениваться доверенностями с более чем 29 операторами ЭДО, включая «Калуга Астрал», «Такском», «КОРУС Консалтинг СНГ», «Компания Тензор», «ЭТП ГПБ», «НИИАС» и другие.

За первые семь месяцев 2025 года через систему было отправлено почти 2 млн документов с МЧД. Компании могут также передавать МЧД напрямую контрагентам, если они не используют сервис ЭДО.

Риски и ответственность

Несоблюдение правил МЧД влечет административные меры:

1. Для компаний — штрафы за неправильное оформление документов или использование устаревших форматов;
   
2. Для сотрудников — ответственность за неподтвержденные полномочия при подписании документов.

Правильное подключение к ЭДО, использование электронных счетов через ЭДО и корректное оформление УПД снижают риски нарушений и обеспечивают прозрачность процессов.

Преимущества внедрения МЧД

Использование МЧД упрощает работу с документами в 1С и других учетных системах, ускоряет передачу данных, снижает вероятность ошибок и дублирования, а также обеспечивает прозрачность цепочки поставок для оптовой торговли и B2B-компаний.

МЧД — это современный инструмент безопасного электронного документооборота. Внедрение машиночитаемых доверенностей позволяет компаниям управлять полномочиями сотрудников, минимизировать риски и оптимизировать работу с документами через ЭДО.

Мы в IT-Lion готовы выслушать все потребности вашей компании и помочь внедрить полный комплекс электронного документооборота: от интеграции МЧД и УПД до настройки счетов-фактур, актов и накладных. С нашей поддержкой ваши процессы станут прозрачными, безопасными и оперативными.