Переведите хранение документов в цифровой формат — получите мгновенный доступ к любому файлу, защиту от потерь и экономию на содержании архива.
Хранение документов на бумаге привычно, но сопряжено с рисками и лишними расходами — все они исчезают при переходе на архивный ЭДО
Документы теряются до помещения в архив, во время длительного хранения или при разборе старых дел. Восстановить их зачастую невозможно.
Поиск документа в бумажном архиве занимает много времени — особенно если архивы разбросаны по разным филиалам компании.
Хранение бумажной документации требует отдельного пространства. Если архивов несколько, затраты на аренду складываются в значительную сумму.
С одним бумажным документом работает только один сотрудник. Электронный архив позволяет нескольким пользователям работать с файлом одновременно.
В бумажном формате внесение изменений сложно: листы нужно заверять и прикреплять к оригиналу. В ЭДО правки выполняются мгновенно онлайн.
Пожар, затопление или другая чрезвычайная ситуация могут уничтожить весь архив. Резервные копии обычно не создаются — восстановление невозможно.
Переключите режим и увидите как меняется каждый аспект работы с документами при переходе на электронный архив
Поиск занимает от нескольких минут до нескольких часов. Нужно физически идти в архив, листать папки или обращаться к архивариусу.
Документ находится за секунды по любому параметру: дате, контрагенту, номеру, типу. Поиск работает даже без точного названия.
Требуются отдельные помещения, стеллажи, папки и коробки. Расходы на аренду и содержание архива растут вместе с объёмом документов.
Неограниченное облачное хранилище. Никаких физических помещений — все документы компании умещаются на серверах Диадока без дополнительных расходов на аренду.
С документом одновременно может работать только один человек. Передача занимает время, а контроль за местонахождением бумаги практически невозможен.
Неограниченное число уполномоченных сотрудников могут работать с одним файлом одновременно — из любой точки мира, с любого устройства.
Пожар, затопление или кража могут уничтожить весь архив без возможности восстановления. Резервные копии не создаются.
Многоуровневое шифрование, резервное копирование и защита от физических угроз. Документы сохраняются даже при аварии на одном из серверов.
Изменения вносятся вручную: листы заверяются, прикрепляются к оригиналу, подписываются. Долго и неудобно.
Правки выполняются мгновенно в режиме онлайн. История изменений сохраняется автоматически — всегда видно кто, что и когда исправил.
Бумага, папки, стеллажи, аренда помещения, зарплата архивариуса — затраты постоянно растут и сложно поддаются оптимизации.
Экономия до 70% расходов на архив. Нет бумаги, нет помещений, нет доставки. Оплачиваете только отправленные документы.
Архивный ЭДО — это цифровое хранилище, где собраны и упорядочены все документы компании. Здесь можно хранить файлы, редактировать их, добавлять данные и пересылать коллегам или контрагентам.
Компании используют два типа архивов:
Все инструменты для работы с электронным архивом в одном сервисе
Работать с документами без постоянного интернет-соединения
Мгновенно находить нужные файлы и записи по любому параметру
Сохранять копии документов на локальный компьютер в любой момент
Обеспечивать защиту и конфиденциальность данных с шифрованием
Интегрироваться с антивирусами для полностью безопасной работы
Три простых шага для перевода компании на электронное хранение документов
Оставьте заявку — специалист поможет подключить сервис, подберёт подходящий тариф и настроит учётную запись.
Настройте интеграцию с 1С или другой учётной системой. Задайте внутренние правила документооборота и предоставьте сотрудникам доступ.
После загрузки документов все операции с архивом выполняются автоматически — безопасно и без лишней бюрократии.
Оставьте заявку — специалист свяжется с вами, поможет настроить электронный архив и подобрать тариф под объём вашей компании.
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время