Сервис комфортного электронного
документооборота
с контрагентами

Для подписания документов в системе требуется использование квалифицированной электронной подписи, аналогично использованию в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без необходимости заключения дополнительных соглашений между сторонами.

При отправке документов в систему все они проходят форматный контроль, что исключает возможные ошибки и гарантирует их принятие со стороны налоговой службы. Это сильно упрощает работу бухгалтерии.

Вы имеете возможность настроить один из трех видов маршрутизации:
— Контрагент самостоятельно выбирает подразделение вашей компании, которое будет получать документы.
— Вы определяете подразделение, в которое будут направляться все документы от конкретного контрагента.
— Документы автоматически перенаправляются в зависимости от указанного в них КПП или грузополучателя.

При использовании модуля «Диадок» для 1С все операции с входящими документами доступны прямо из вашей учетной системы.

Диадок предоставляет возможность внутреннего согласования документов в компании, направляя их на визирование или подписание ответственному сотруднику или целому отделу. Получатели получают уведомление на свою электронную почту и могут обработать документ на странице «Согласование».

В Диадоке также имеется возможность создания маршрутов согласования. Маршрут согласования представляет собой автоматическую передачу документа по заранее настроенным этапам. При таком маршруте документ самостоятельно проходит все этапы и запрашивает согласование у конкретного сотрудника или подразделения. Включение маршрутов согласования — это дополнительная функциональность, которая активируется по запросу.

Отправить документы на подписание или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.

Вы всегда сможете оперативно подписать документ, так как это можно сделать с любого устройства: смартфона, планшета, ноутбука через веб-интерфейс.

Определить, какие из ваших контрагентов используют Диадок, просто: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенные организации могут быть приглашены к обмену документами. После утверждения запроса со стороны организации, она будет добавлена в ваш список активных контрагентов.

При использовании модуля «Диадок» для 1С, контрагенты, которые уже подключены к Диадоку, будут отмечены непосредственно в вашей системе.

Хранение документов в Диадоке является более безопасным, чем на личном компьютере. Все документы сохраняются в нескольких копиях на различных серверах, что исключает возможность потери информации. Серверы Диадока размещены в надёжном дата-центре России.

Документы в системе остаются доступными даже после истечения оплаченного срока: вы всегда можете войти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.

Удобный фильтр в Диадоке позволяет создавать сложные выборки, а функция поиска по ключевому слову поможет найти нужный документ из тысяч других. Результаты поиска можно легко скачать в виде Excel-файла.

С помощью Диадока даже поиск документа шестилетней давности становится делом всего нескольких секунд.

Диадок обеспечивает работу с машиночитаемыми подписями (МЧД). В системе Диадок можно электронно подписывать документы и передавать информацию о МЧД. Следует отметить, что обязательный переход на использование машиночитаемых подписей при использовании электронной подписи физического лица будет обязателен с 2023 года.

Для представления в суде или другом контролирующем органе вы имеете возможность использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии, заверенные штампом ЭДО.

Отвечая на запрос от ИФНС в системе Контур.Экстерн, все еще проще: выберите необходимые документы из Диадока, опись заполнится автоматически, и вам останется лишь нажать на кнопку «Отправить».

В Диадоке возможно создание иерархической структуры подразделений и распределение сотрудников между ними. Это обеспечивает следующие преимущества:

— Упорядочивание потока входящих документов;
— Ограничение видимости: каждый сотрудник может просматривать документы одного или нескольких подразделений;
— При необходимости документы можно перемещать из одного подразделения в другое.

Для контрагентов становится выгодным проводить быстрое сопоставление данных актов сверки и определение процента сходимости. СКБ Контур представил сервис, который позволяет автоматизировать процесс сверки взаиморасчетов.

Контур.Взаиморасчёты представляет собой два решения для сопоставления актов сверки и выявления расхождений: это интеграционный модуль для 1С и веб-версия, подходящая для любой учетной системы. Сервис автоматически сравнивает данные по операциям с контрагентами, составляет акт сверки и протокол расхождений. Для проверки 40 000 документов потребуется всего несколько минут.

Каждый документ, переданный через Диадок, подтверждается Протоколом передачи, который детально отражает все этапы его движения: отправитель, подписывающий, время отправки, время получения, согласование и другие данные.

Протокол передачи является удобным средством для отслеживания пути документа, анализа цепочки согласования (как быстро сотрудники обрабатывают документ) и служит неоспоримым доказательством факта получения документа контрагентом в случае его отрицания.

Получайте, подписывайте и согласовывайте документы прямо на вашем мобильном телефоне с помощью приложения Диадок, доступного как для iPhone, так и для Android.

Особенности мобильного приложения Диадок:

• Все документы у вас в телефоне. Получайте документы сразу после отправки контрагентом или вашим сотрудником, и обрабатывайте их непосредственно в приложении.
• Просматривайте документы, анализируйте реквизиты, печатную форму, историю и комментарии к документу, чтобы принять обоснованное решение.
•  Подписывайте и согласовывайте документы электронной подписью прямо в приложении, без необходимости ожидания SMS и использования железного сертификата. Для согласования документов также не требуется сертификат, достаточно лишь учетной записи в системе Диадок.

Роуминг представляет собой технологию обмена юридически значимыми электронными документами между различными операторами. Когда возникает необходимость обмена документами с контрагентом, использующим другую систему электронного документооборота, пользователи Диадока могут воспользоваться роумингом.

Преимущества роуминга включают в себя:
— Расширение круга контрагентов, с которыми можно обмениваться документами.
— Упрощение процесса работы с документами благодаря унификации основных форм.
— Увеличение объема электронного документооборота с контрагентами.

Операторы, работающие с Диадоком:

КОРУС Консалтинг СНГ(СФЕРА)
Э-Ком (Электронные коммуникации) (Exite)
ДИРЕКТУМ (Synerdocs)
НТЦ СТЭК (СТЭК)
Тензор (СБИС)
Национальный удостоверяющий центр (СТЭК)
Эдисофт (Edisoft)
Такском (Файлер)
ТаксНет (Транскрипт)
Калуга-Астрал (Астрал Отчет)
ФораПром (LeraData)
УЦ ГИС (Транскрипт)
КРИПТЭКС (Signatura)
НИИАС(РЖД) (НИИАС)
ИнфоТеКС Интернет Траст (ViPNet)
СИСЛИНК (DOCLINK)
Сервионика (i-Конто)
Петер-Сервис Спецтехнологии (ЭДО.ПОТОК)
Оператор Финтендер-Крипто (Fintender-EDS) (Проводится тестирование технологии обмена)

Электронные документы передаются через зашифрованный канал, который исключает возможность перехвата или подмены данных. Каждый документ в системе подписывается квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает непреемственность информации с момента подписания. Для дополнительной защиты сотрудники с правами администратора могут активировать двухфакторную аутентификацию: чтобы войти в систему, им потребуется ввести код из SMS-сообщения.

Мы понимаем, насколько важно иметь доступ к своим документам в любое время, поэтому обеспечиваем высокую доступность нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь написать нам на почту или позвонить по бесплатному телефону — мы оперативно отреагируем и поможем решить ваш вопрос. Мы готовы зафиксировать в договоре необходимый уровень сервиса, чтобы обеспечить вам максимальное удовлетворение от сотрудничества.