С 1 апреля 2025 года новые электронные УПД и счета-фактуры формируются только в формате 5.03. В 2026 году важна уже не миграция, а контроль настройки: ставка НДС 22%, актуальная версия 1С и модуля Диадок, полномочия подписантов и полный тестовый маршрут документа.
Формат 5.03 применяется с 23 января 2025 года: он введён приказом № ЕД-7-26/1032@ как изменение к приказу № ЕД-7-26/970@. Переходный период завершился 1 апреля 2025 года. С 1 января 2026 года базовая ставка НДС выросла до 22%, но действующий формат УПД остался 5.03.
Что проверить в формате УПД 5.03 в 2026 году
Формат обязателен для новых электронных УПД и должен учитывать требования 2026 года
Устаревшие форматы
Версия 5.02 была обновлена до 5.03 с 23 января 2025 года, а формат 5.01 допускался в рамках переходного периода до 31 марта 2025 года. Для новых документов после этой даты используется 5.03. Исправительные и корректировочные документы по более раннему документообороту проверяйте с учётом даты исходного документа.
Актуальный формат с поддержкой новых ставок НДС
В 2026 году формат 5.03 должен корректно передавать базовую ставку НДС 22%, расчётную ставку 22/122 и применяемые компанией специальные ставки 5%, 7%, 5/105 и 7/107. Также проверьте графу 14 для прослеживаемых товаров, адресный блок и строку 5а.
Поддержка формата 5.03 появилась в релизах 1С ещё в 2025 году, однако в 2026 году ориентироваться на историческую минимальную версию недостаточно. Установите актуальный поддерживаемый релиз конфигурации и обновления законодательства, затем сформируйте тестовый УПД со ставкой 22%.
Чек-лист до начала перехода
Пройдитесь по этому списку перед тем, как запускать обновления — займёт 30 минут и избавит от сюрпризов
Проверьте версию 1С
Проверьте не только платформу, но и релиз конфигурации, обновления законодательства и расширения. Используйте актуальную поддерживаемую версию: исторический минимальный релиз 2025 года не гарантирует корректное заполнение ставок и реквизитов 2026 года.
Проверьте модуль Диадок для 1С
Убедитесь, что модуль Диадок для 1С обновлён, поддерживает вашу конфигурацию и синхронизирован с организацией в Диадоке. Номер версии сверяйте с актуальной документацией модуля: фиксированное значение быстро устаревает. Если обмен дорабатывался, отдельно проверьте совместимость расширений.
Проверьте электронные подписи
Убедитесь, что у всех ответственных сотрудников действующие КЭП. Просроченная подпись — одна из главных причин остановки документооборота в неудачный момент. Продлевайте минимум за неделю до окончания срока.
Согласуйте роли внутри команды
Определите: кто формирует документы, кто подписывает, кто следит за статусами. Закрепите это письменно — так не будет путаницы и дублирования, особенно в первые дни после перехода.
Проверьте связи с контрагентами
Уточните, работают ли ключевые контрагенты через ЭДО. Если кто-то использует другого оператора — настройте роуминг. Через него документы передаются между системами автоматически, без лишних действий с обеих сторон.
Настройка в 1С: пошаговая инструкция
Десять шагов от обновления до отправки первого тестового УПД
Перейдите в «Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → Обновление версии программы». Проверьте текущую версию и запустите обновление. Если включена автозагрузка патчей — система обновится сама, дополнительных действий не нужно.
Зайдите в «Администрирование → Настройки программы → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Настройки ЭДО». Убедитесь, что версия модуля актуальна и связь с аккаунтом Диадока активна. Модуль обеспечивает интеграцию ЭДО с 1С без ручной выгрузки файлов.
Откройте настройки ЭДО и проверьте, что обмен формируется по формату 5.03, утверждённому приказом № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа № ЕД-7-26/1032@. Если в старой настройке контрагента зафиксирована версия формата или отключено автоматическое обновление, актуализируйте её и проведите тестовый обмен.
Сверьте ИНН, КПП, адрес, суммы и ставки НДС. Для операций 2026 года проверьте 22% и 22/122, а при применении специальных ставок — 5%, 7%, 5/105 и 7/107. Для переходящих авансов и отгрузок ставка определяется по дате реализации, поэтому такие сценарии протестируйте отдельно.
Убедитесь, что данные по контрагентам, договорам и номенклатуре подтягиваются автоматически. Это минимизирует ошибки при ручном вводе и ускоряет формирование документов.
Разграничьте роли: кто формирует документы, кто подписывает, кто только проверяет. Неправильно назначенные права — частая причина, по которой подписант не может утвердить документ.
Если в компании есть внутреннее согласование — настройте последовательность: от подготовки до подписания. Автоматизация маршрутов в рамках настройки 1С для электронного документооборота экономит часы каждую неделю.
Настройте автоматическую проверку перед отправкой: система должна блокировать отправку, если не заполнены ИНН, КПП, суммы или ставка НДС. Это предотвратит отказы при приёме документов.
Сформируйте УПД формата 5.03 и пройдите полный путь: создание → подписание → отправка → получение квитанции. Проверьте, что документ корректно принят контрагентом и правильно отражён в учёте.
Пропишите короткую инструкцию: кто готовит, кто подписывает, кто следит за статусами. Новые сотрудники включатся в процесс без вопросов.
Кто за что отвечает при работе с УПД
Распечатайте или сохраните — базовая таблица распределения задач для электронного документооборота для бухгалтеров
| Этап | Ответственный | Срок | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Формирование УПД в 1С | Бухгалтер по учёту продаж | В день операции | Проверить реквизиты: ИНН, КПП, сумма, НДС |
| Проверка реквизитов (ИНН, КПП, НДС) | Главный бухгалтер | До конца рабочего дня | Убедиться, что все поля заполнены корректно |
| Подписание документа | Ответственный за КЭП | В течение 1 рабочего дня | Проверить, что КЭП действующая |
| Отправка контрагенту | Бухгалтер по ЭДО | В день подписания | Проверить канал: Диадок или роуминг |
| Контроль статусов и квитанций | Бухгалтер по ЭДО | Ежедневно | Фиксировать ошибки и уведомлять ответственных |
| Архивирование в 1С | Бухгалтер по учёту продаж | В течение недели | Сохранить в 1С и корпоративном хранилище |
Настройка Диадока
Пять проверок в личном кабинете — после настройки 1С
Проверьте карточку организации
Зайдите в настройки и убедитесь, что ИНН, КПП, адрес и контакты совпадают с данными в 1С. Расхождение реквизитов — причина отказов при приёме документов контрагентами.
Проверьте доступы и подписи сотрудников
Убедитесь, что все, кто подписывает документы, имеют действующие КЭП и нужные права в Диадоке. Просроченная подпись — самая частая причина задержек при настройке 1С для электронного документооборота.
Настройте роуминг с другими операторами ЭДО
Если контрагенты работают в СБИС, Такскоме, Калуга Астрал или других системах — подключите роуминг прямо в Диадоке. Документы будут передаваться автоматически, без перехода в сторонние сервисы.
Настройте автоподпись и уведомления
Автоподпись для технологических квитанций — удобно при большом потоке документов. Уведомления о статусах (доставлен / принят / отклонён) помогут вовремя реагировать на проблемы.
Проверьте интеграцию с 1С
Все обмены должны идти напрямую — без ручной выгрузки и импорта файлов. Если используется модуль Диадок для 1С, всё работает автоматически. При необходимости — обновите модуль через АйТи Лион.
Типовые ошибки и как их избежать
Пять ситуаций, с которыми сталкивается большинство компаний при переходе на новый формат
Не заполнены ИНН или КПП
Чаще всего — если данные контрагента внесены вручную или давно не обновлялись. Включите проверку обязательных полей в 1С: система не позволит отправить неполный документ.
Суммы и НДС не совпадают
После обновления конфигурации проверьте ставки и округление. В 2026 году особое внимание уделите 22%, 22/122 и переходящим операциям 2025–2026 годов; плательщикам УСН дополнительно нужно проверить выбранную ставку 5%, 7% или общую ставку 22%.
Контрагент не видит документ
Скорее всего, работаете с разными операторами ЭДО. Проверьте, подключён ли роуминг — без него документы из Диадока не попадут в СБИС или Такском.
Подписант не может утвердить документ
Проверьте роли пользователей в 1С и Диадоке. Часто права на подпись перенесены не на тех сотрудников или не настроены после обновления.
Электронная подпись просрочена
Проверяйте срок действия КЭП заранее и продлевайте минимум за неделю. Остановка из-за просроченной подписи в разгар квартального закрытия — неприятная ситуация.
Старый формат в настройках контрагента
Если в старой настройке обмена зафиксирован устаревший формат, обновите её до 5.03 и отправьте тестовый документ. Не ограничивайтесь визуальной проверкой: убедитесь, что контрагент получил УПД, подписал его, а статус и проводки вернулись в 1С.
Регулярно проверяйте настройки и статусы обмена. Один час на аудит — и вы сэкономите дни на устранение ошибок при сдаче отчётности или закрытии квартала.
Коротко о главном
Пять ключевых фактов о переходе на УПД 5.03 для бухгалтеров и руководителей
С 1 апреля 2025
Для новых электронных УПД и счетов-фактур используется формат 5.03 по приказу № 970@ в редакции приказа № 1032@
Релиз 1С 3.0.172+
В 2026 году нужна актуальная поддерживаемая версия 1С и обновления законодательства, а не только исторический минимальный релиз
Новые ставки НДС
Проверьте ставки 22% и 22/122, а при применении специальных ставок УСН — 5%, 7%, 5/105 и 7/107
Проверьте каждого контрагента
Если у контрагента стоит флажок «не обновлять формат» — смените на 5.03 вручную в настройках ЭДО
Роуминг — для разных операторов
Если контрагент в СБИС или Такскоме — подключите роуминг в Диадоке. Документы пройдут автоматически
1–2 дня на подготовку
Если 1С уже обновлена — полная настройка перехода занимает 1–2 рабочих дня