С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки нужно оформлять по утверждённым электронным форматам и передавать через систему ЭПД.
Что изменится с 1 сентября 2026 года
Компаниям придётся перестроить не только способ отправки документов, но и весь процесс их подготовки, подписания и согласования с участниками перевозки.
Единые форматы
Документы создаются по форматам ФНС, а не в произвольном виде.
Обмен через ИС ЭПД
Оператор проверяет файл и передаёт сведения в ГИС ЭПД.
Последовательное подписание
Каждый участник заполняет свою часть и видит актуальный статус.
Бумага не исчезает полностью. Закон сохраняет отдельные исключения, но их нужно оценивать применительно к конкретной услуге, а не ко всему документообороту компании.
Кого касаются новые требования
Правила относятся к участникам договора транспортной экспедиции — прежде всего к клиентам и экспедиторам.
Передаёт поручение
Фиксирует сведения о грузе, маршруте и условиях транспортно-экспедиционных услуг.
Принимает груз и оформляет расписки
Проверяет условия и подтверждает приём груза для перевозки или хранения.
Если компания привлекает экспедитора для организации доставки, заранее определите, как будет проходить обмен и кто станет отвечать за документы. Транспортная накладная не заменяет поручение и расписки.
Какие экспедиторские документы переводятся в электронный вид
У каждого документа своя задача и свой этап оформления, поэтому заменять один другим нельзя.
Поручение экспедитору
Определяет услуги экспедитора и условия их оказания: сведения о грузе, маршруте и других параметрах заказа.
До начала исполнения услугиЭкспедиторская расписка
Подтверждает, что экспедитор получил груз от клиента для организации перевозки.
При передаче грузаСкладская расписка
Подтверждает приём груза на складское хранение, а не его передачу для доставки.
При размещении на складеФорматы трёх документов утверждены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Обязательный переход предусмотрен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Как проходит обмен через оператора ИС ЭПД и ГИС ЭПД
Участники работают в сервисе оператора. Он проверяет формат, передаёт сведения в государственную систему и возвращает актуальные статусы.
Клиент или экспедитор заполняет свою часть документа.
Ответственный участник подтверждает сведения электронной подписью.
ИС ЭПД проверяет файл по формату ФНС.
Сведения фиксируются в государственной системе.
Получает документ, заполняет и подписывает свою часть.
Обмен выполняется через оператора ИС ЭПД, включённого в реестр Минтранса. При выборе сервиса проверьте поддержку именно поручения экспедитору и обеих расписок.
Кто формирует и подписывает документы
До запуска закрепите роли на каждом этапе — от заполнения данных до проверки и подписания.
Данные заказа
Отвечает за сведения о грузе и условиях поручения.
Проверка и расписки
Подтверждает условия и оформляет приём груза.
КЭП
Подписывает документы квалифицированной электронной подписью.
ЭП + МЧД
Использует свою подпись, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью.
Назначьте резервных подписантов. Проверьте сроки действия сертификатов, содержание МЧД и доступы сотрудников, чтобы отпуск или увольнение ответственного не остановили обмен.
Когда экспедиторские документы можно оставить на бумаге
Закон предусматривает шесть ситуаций, в которых допускается бумажное оформление.
- 01
Государственные и специальные грузы
Доставка для государственных нужд, обороны, безопасности или правопорядка, включая специальные и воинские грузы.
- 02
Особый режим
Работа в зоне повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, а также КТО.
- 03
Форс-мажор у клиента
Клиент не может передать документ через интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы.
- 04
Форс-мажор у экспедитора
По той же причине электронная передача недоступна экспедитору.
- 05
Личные нужды физлица
Услугу заказывает человек для личных, семейных или домашних целей, не связанных с бизнесом.
- 06
Иностранный клиент
Клиентом выступает иностранный гражданин или зарубежная организация.
Важно: исключение оценивают для конкретной услуги. Одна особая перевозка не позволяет перевести на бумагу весь документооборот, а обычный технический сбой не становится форс-мажором автоматически.
Чем ЭПД отличаются от обычного обмена файлами в ЭДО
Подписанный PDF и электронный перевозочный документ — не одно и то же.
Word или PDF через ЭДО
- получатель видит и подписывает файл;
- структура документа произвольная;
- сведения не поступают в ГИС ЭПД;
- файл не становится ЭЭД утверждённого формата.
Структурированный XML через ИС ЭПД
- обязательные поля соответствуют формату ФНС;
- стороны последовательно вносят данные;
- действия подтверждаются электронной подписью;
- оператор передаёт сведения в ГИС ЭПД.
Проверяйте не только возможность отправлять счета, акты и вложения. Сервис и учётная система должны поддерживать конкретные форматы экспедиторских документов, а не просто прикреплять PDF к отправлению.
Как связать экспедиторские документы с 1С, TMS и WMS
Модуль или API передаёт оператору сведения о перевозке и возвращает статусы в привычную программу.
Веб-интерфейс
Подходит для старта и проверки маршрута без сложной интеграции.
Модуль или API
Снижает ручной ввод и возвращает статусы в 1С, TMS или WMS.
Отдельно настройте сопоставление справочников: контрагент, склад и вид груза должны одинаково распознаваться во всех системах.
Как подготовиться к переходу
Сначала разберите действующий процесс, затем последовательно настройте новый и проверьте его на реальной перевозке.
- 01
Опишите текущий маршрут
Кто создаёт, проверяет, подписывает, отправляет и получает каждый документ.
- 02
Разделите сценарии
Где обязателен электронный формат, а где применимо исключение.
- 03
Выберите оператора ИС ЭПД
Проверьте аккредитацию и поддержку всех трёх экспедиторских документов.
- 04
Подготовьте КЭП и МЧД
Проверьте сертификаты, полномочия и сроки действия.
- 05
Назначьте ответственных
Определите основных и резервных сотрудников.
- 06
Настройте доступ или интеграцию
Выберите веб-сервис, модуль для учётной системы или API.
- 07
Согласуйте роли с партнёрами
Зафиксируйте порядок действий клиента, экспедитора и других участников.
- 08
Проведите пилот
Проверьте полный цикл на реальной перевозке.
Какие ошибки чаще всего мешают запуску
Путают документы
Разделите документы перевозки и документы договора транспортной экспедиции.
Считают PDF полноценным ЭПД
Проверьте формат ФНС и передачу сведений в ГИС ЭПД.
Поздно подключают партнёров
Заранее уточните операторов, роуминг и готовность сотрудников.
Не проверяют подписантов
Проверьте сертификаты и необходимые полномочия в МЧД.
Не назначают владельца процесса
Закрепите координатора между логистикой, бухгалтерией и ИТ.
Не тестируют исключения
Отработайте ошибку, отклонение и исправление документа.
Не передают статусы в учётную систему
Ответственные должны сразу видеть этап обработки документа.
Чек-лист готовности к 1 сентября 2026 года
- Определены нужные экспедиторские документы и рабочие сценарии.
- Проверены случаи, когда допустимо использовать бумагу.
- Выбран аккредитованный оператор с нужными форматами.
- Оформлены КЭП и МЧД для сотрудников.
- Выданы доступы основным и резервным ответственным.
- Согласованы роли с клиентами и экспедиторами.
- Проведён тестовый обмен по полному циклу.
- Настроены хранение документов и контроль статусов.
Айти Лион поможет подключить подходящее решение Контур, настроить работу с 1С или другой учётной системой и проверить маршрут документов до перехода на новые правила.
Обсудить подключение