Минфин утвердил новые правила работы со счетами-фактурами через ЭДО. С 1 июля 2023 года допускается использовать квалифицированные подписи и автоподписи, где отражены данные компании, а не конкретного сотрудника. Это меняет привычный порядок работы с электронными документами.
С 1 июля 2023 года компании вправе применять КЭП и автоподписи, привязанные к юридическому лицу — без указания конкретного сотрудника-владельца. Сертификаты выпускает удостоверяющий центр ФНС.
КЭП сотрудника и автоподпись: в чём разница
Два принципиально разных подхода к подписанию электронных документов — оба юридически значимы, но применяются в разных сценариях
КЭП конкретного сотрудника
Подпись привязана к физическому лицу — например, бухгалтеру или директору. При увольнении или смене ответственного сотрудника нужно перевыпускать сертификат. Любой документ требует ручного подписания уполномоченным лицом.
КЭП и автоподпись организации
Сертификат привязан к юридическому лицу — без указания владельца-физлица. Позволяет автоматически подписывать технологические квитанции и документы без участия конкретного сотрудника. Меньше рисков при кадровых изменениях.
Автоподпись организации применяется прежде всего для технологических квитанций — подтверждений отправки, получения и обработки документов. Для содержательных документов (счётов-фактур, УПД) по-прежнему может использоваться КЭП уполномоченного лица.
Как это работает в Диадоке
Сертификаты без привязки к сотруднику используются для автоматизации технологических операций
Сертификат на организацию
Удостоверяющий центр ФНС выпускает КЭП, в котором зафиксированы только данные юридического лица — без имени и должности физического лица-владельца.
Автоматические квитанции
Технологические квитанции (подтверждение отправки, получения, уведомления об уточнении) подписываются автоматически — без участия сотрудника.
Документооборот по приказу № 14Н
Счета-фактуры, УПД и другие документы обмениваются в полном соответствии с требованиями приказа — с сохранением юридической силы.
Переходный период 60 дней
В течение 60 дней после введения новых правил можно запросить подпись по старым правилам — с сохранением данных физического лица.
Обновлённые сертификаты без привязки к физлицу выпускаются исключительно в удостоверяющем центре ФНС. Коммерческие УЦ такие сертификаты не оформляют.
Какие документы можно обменивать через ЭДО
При соблюдении требований приказа компании получают право обмениваться через ЭДО полным набором финансовых документов — от счетов-фактур до универсальных корректировочных документов.
Коротко о главном
Ключевые факты о новых правилах КЭП и автоподписи в ЭДО
С 1 июля 2023 года
Разрешено применять КЭП и автоподписи с данными компании — без привязки к конкретному сотруднику
Только УЦ ФНС
Обновлённые сертификаты без привязки к физлицу выпускает исключительно удостоверяющий центр ФНС
Автоматические квитанции
Технологические квитанции подписываются автоматически — подтверждения отправки и получения больше не требуют ручного действия
Переходный период 60 дней
В течение 60 дней можно запросить подпись по старым правилам — с данными физического лица
7 типов документов
СФ, КСФ, ИСФ, УПД, УКД, ИУПД, ИУКД — все обмениваются через ЭДО по приказу № 14Н
Меньше кадровых рисков
Подпись не привязана к сотруднику — при увольнении или смене ответственного перевыпускать сертификат не нужно