С 1 сентября 2026 года предусмотренные законом перевозочные и экспедиторские документы по общему правилу оформляют электронно. До 1 марта 2027 года действует не отсрочка, а временный нештрафуемый режим за использование бумаги вместо обязательного электронного документа.
Главное: обязанность уже действует. Эти месяцы лучше использовать для настройки обмена, проверки полномочий и тестовых перевозок.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
Просто заменить бумажный бланк файлом недостаточно. Документ проходит единый цифровой маршрут: участники последовательно вносят сведения, подписывают свои титулы, а аккредитованный оператор ИС ЭПД передаёт данные в ГИС ЭПД.
Формирование документа с данными о перевозке.
Подтверждение сведений электронной подписью.
Проверка формата и передача данных в ГИС ЭПД.
Хранение данных и возврат статусов участникам.
Обязательный переход установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Работать нужно через оператора ИС ЭПД, включённого в официальный реестр.
Что означает нештрафуемый период до 1 марта 2027 года
Это временно более мягкий подход к контролю. Если вместо обязательного электронного документа предъявлен бумажный, до 1 марта 2027 года за сам выбор бумажной формы штраф не применяется. При этом обязанность оформлять ЭПД не отменена.
Что это значит
- Есть время отладить электронный маршрут.
- Можно обучить водителей и ответственных сотрудников.
- Стоит провести реальные тестовые рейсы до марта.
Чего это не значит
- Это не перенос даты обязательного перехода.
- Это не разрешение всем работать на бумаге.
- Это не освобождение от ответственности за другие нарушения.
Проблемы с полномочиями, МЧД, интеграцией 1С и взаимодействием разных операторов обычно обнаруживаются только при прохождении полного маршрута документа.
Какие документы оформляют в электронном виде
Требования распространяются на конкретные перевозочные и экспедиторские документы. У каждого вида свой состав участников, обязательные сведения и последовательность подписания.
Автомобильные перевозки
Транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку груза.
Железнодорожные перевозки
Транспортная железнодорожная накладная.
Воздушные перевозки
Грузовая накладная при перевозке воздушным транспортом.
Транспортная экспедиция
Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
Путевой лист регулируется отдельно. Его можно вести электронно, но он не входит в этот перечень обязательных ЭПД.
Когда бумажное оформление законно
Бумага разрешена только в случаях, прямо предусмотренных нормативными актами. Исключения зависят от вида транспорта и документа: правило для автомобильной накладной нельзя автоматически переносить на авиаперевозку или экспедиторские услуги.
| Вид документа | Нормативный акт | Когда возможна бумага |
|---|---|---|
| Транспортная накладная, заказ или заявка | Приказ Минтранса № 262 с изменениями по приказу № 391 | Отдельные специальные и воинские грузы, личные перевозки граждан, некоторые операции с иностранными участниками, территории с особым режимом и зафиксированные технические сбои. |
| Железнодорожная накладная | Приказ Минтранса № 407 с учётом изменений по приказу № 349 | Определённые воинские и специальные перевозки, имущество для личных целей, особый правовой режим и невозможность обмена из-за непреодолимых обстоятельств. |
| Грузовая авианакладная | Приказ Минтранса № 102 | Некоторые международные и воинские перевозки, отсутствие нужного ПО в аэропорту, техническая недоступность обмена или требование закона либо международного договора. |
| Экспедиторские документы | Приказ Минтранса № 115 | Ряд услуг для обороны и безопасности, личные нужды граждан, отдельные отношения с иностранными клиентами, особый режим и форс-мажор. |
Желания контрагента недостаточно. Перед оформлением бумаги определите вид документа, найдите подходящее основание в относящемся к нему приказе и зафиксируйте обстоятельства исключения.
Перечень нормативных актов на сайте МинтрансаРазъяснение об исключениях для бумаги
Что будет, если использовать бумагу вне исключения
До 1 марта 2027 года временное послабление снижает риск штрафа именно за бумажную форму вместо обязательной электронной. Но оно не устраняет операционные, договорные и доказательственные риски.
Нет сведений в ГИС ЭПД
Участники не видят единую историю и актуальные статусы документа.
Маршрут обрывается
Контрагент не может продолжить и корректно закрыть электронный обмен.
Сложнее подтвердить операцию
При спорах и проверках могут понадобиться дополнительные доказательства.
Другие нарушения оценивают отдельно
Ошибки в сведениях, отсутствие документа, подписи или полномочий не покрываются послаблением.
Бумажная форма сама по себе не означает автоматического отказа в признании расходов или вычете НДС: оцениваются реальность сделки и совокупность документов. Но отсутствие сведений в ГИС ЭПД способно вызвать дополнительные вопросы.
Можно ли смешивать бумажный и электронный обмен
В рамках одной перевозки совмещать два формата нельзя. Начатый электронный маршрут нужно завершить электронно, а документ, законно оформленный на бумаге, дальше ведут на бумаге.
Распечатка электронной накладной помогает предъявить сведения водителю, но не заменяет подписание нужного электронного титула.
Как проходит проверка документов на дороге
Водитель должен иметь форму документа, пригодную для предъявления инспектору. Для электронной перевозки это QR-код, визуализация документа на устройстве или заранее подготовленная распечатка.
- 1
Водитель предъявляет сведения
Открывает динамический QR-код или электронное представление документа.
- 2
Инспектор проверяет документ
Служебное устройство получает сведения из ГИС ЭПД.
- 3
При временном сбое остаётся резерв
Можно показать визуализацию или распечатку; после восстановления оператор передаст накопленные данные.
Что сделать компании до 1 марта 2027 года
Подключить сервис недостаточно. Нужно перестроить маршрут документа, распределить роли и проверить процесс на реальной перевозке.
- 01
Провести аудит перевозок
Зафиксировать виды перевозок, документы и законные исключения для бумаги.
- 02
Выбрать оператора и схему работы
Учесть объём рейсов, поддержку нужных документов и взаимодействие с контрагентами.
- 03
Настроить подписи и полномочия
Проверить сертификаты, оформить МЧД и назначить резервных подписантов.
- 04
Интегрировать 1С или TMS
Сократить ручной перенос данных и количество ошибок в обязательных полях.
- 05
Согласовать маршрут с контрагентами
Определить, кто создаёт, дополняет и подписывает каждый титул.
- 06
Провести пилотные рейсы
Проследить документ от создания до закрытия и настроить контроль зависших статусов.
Чек-лист готовности к обязательным ЭПД
- Определены все виды перевозок и сопровождающие документы.
- Изучены исключения для законного бумажного оформления.
- Выбран аккредитованный оператор ИС ЭПД.
- Подключены нужные сервисы, включая ЭТрН.
- Настроены электронные подписи и МЧД.
- Распределены роли и права сотрудников.
- Водители знают, как подписывать и предъявлять документы.
- Маршрут согласован с контрагентами.
- При необходимости подключены электронные экспедиторские документы.
- Настроена интеграция с 1С или TMS.
- Проведены тестовые перевозки по полному маршруту.
- Работает контроль ошибок и незавершённых документов.
Подготовьте электронный обмен до окончания нештрафуемого периода
ИТ Лион поможет подобрать решение Контура, подключить оператора, настроить маршруты и интеграцию с 1С, провести тестовый обмен и обучить сотрудников.