С 1 сентября 2024 года старые электронные подписи сотрудников утратили силу. Теперь каждый сотрудник, подписывающий документы от имени компании через электронный документооборот, обязан использовать личную КЭП физлица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Устанавливает общие требования к МЧД: формат XML, подпись УКЭП доверителя, хранение у оператора ЭДО или в реестре ФНС. Действует до 1 марта 2028 года.
Что такое МЧД и зачем она нужна
Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности для работы в ЭДО
Сертификат с данными работодателя
Раньше сотрудники получали КЭП с информацией о работодателе прямо в сертификате. Это позволяло подписывать документы от имени компании без отдельной доверенности. Фактически один закрытый ключ использовался и как личная подпись, и как подпись от организации.
КЭП физлица + МЧД
Сотрудник получает личную КЭП физического лица — без данных о работодателе. Полномочия действовать от имени компании подтверждает МЧД, которую выдаёт и подписывает своей КЭП руководитель. Два документа, чёткое разделение ответственности.
МЧД — это файл в формате XML, подписанный УКЭП руководителя. Содержит данные о сотруднике (доверенном лице), его полномочиях и сроке действия. Нотариально заверять не требуется — кроме случаев передоверия.
Ключевые изменения в правилах МЧД
Хронология перехода — от пилота 2022 года до актуальных требований
Сотрудники получают только КЭП физлица
С этой даты коммерческие удостоверяющие центры перестали выпускать КЭП с данными работодателя для сотрудников. Новые подписи — только личные, без привязки к организации в сертификате.
Старые подписи сотрудников утратили юридическую силу
Сертификаты с данными работодателя, выданные до 31 августа 2023 года, перестали действовать. Документы, подписанные ими после этой даты, юридической силы не имеют. Единственный способ подписывать документы от имени компании — КЭП физлица + МЧД.
Завершён приём МЧД в формате 5.01
Доверенности в старом формате 5.01 принимались в переходный период до 28 февраля 2025 года включительно. С марта 2025 года действует только актуальный формат 003 — универсальный, подходящий как для B2B, так и для взаимодействия с госорганами.
ИНН доверенного лица обязателен при запросе из реестра ФНС
Для получения данных МЧД из распределённого реестра ФНС теперь требуется ИНН доверенного лица. Это упрощает идентификацию, но требует актуализации данных при оформлении новых доверенностей.
МЧД — обязательный стандарт для всего ЭДО
Переходный период завершён. МЧД обязательна для любого сотрудника, подписывающего документы в ЭДО от имени компании — включая УПД, счета-фактуры, накладные, акты и отчётность. Исключение — руководитель, подписывающий своей КЭП директора.
Как работает МЧД в электронном документообороте
Пять шагов от выдачи доверенности до подписания документа контрагенту
Руководитель оформляет МЧД
Директор создаёт доверенность в формате XML через сервис оператора ЭДО, личный кабинет ФНС или учётную систему (например, 1С). Указывает данные сотрудника, перечень его полномочий и срок действия. Подписывает своей КЭП директора.
МЧД регистрируется в системе
Доверенность сохраняется у оператора ЭДО, в реестре ФНС или корпоративной информационной системе. Получить данные МЧД из реестра ФНС можно по ИНН доверенного лица — это работает с июня 2025 года.
Сотрудник подписывает документ своей КЭП
При подписании УПД, счёта-фактуры, акта или накладной через электронный документооборот для бизнеса сотрудник прикладывает МЧД к документу. Система автоматически проверяет действительность доверенности и соответствие полномочий.
Контрагент получает документ с МЧД
Получатель видит, кто подписал документ и на каком основании. Для проверки полномочий достаточно открыть прикреплённую МЧД — всё содержится в одном пакете. Актуально для ЭДО для B2B компаний и оптовой торговли.
Роуминг — МЧД между разными операторами ЭДО
Если контрагент работает в другой системе ЭДО, МЧД передаётся через роуминг. Контур Диадок настроил роуминг с более чем 29 операторами, включая Калуга Астрал, Такском, Тензор, КОРУС Консалтинг и других — документы с МЧД проходят без ошибок и дублирования.
Передоверие МЧД возможно — сотрудник может частично или полностью передать свои полномочия. Но добавить новые полномочия сверх указанных в корневой МЧД нельзя. Доверенности второго и последующих уровней также подписываются УКЭП и регистрируются в системе.
Что сделать компании для перехода на МЧД
Переход уже обязателен с сентября 2024 года. Если вы ещё не настроили процессы — вот конкретный список шагов для электронного документооборота для бизнеса.
Преимущества МЧД для бизнеса
Почему переход на МЧД — это не только требование закона, но и реальная польза для компании
Чёткое разграничение полномочий
Руководитель точно знает, кто и что может подписывать. МЧД содержит конкретный перечень — бухгалтер не подпишет то, что предназначено только для юриста.
Быстрый отзыв при увольнении
При уходе сотрудника руководитель отзывает МЧД за один клик — статус меняется на «Отозвано» за 12 часов. Никаких бумажных процедур и рисков подписания после увольнения.
Совместимость с любым оператором ЭДО
Роуминг МЧД работает между всеми крупными операторами — документы с доверенностями проходят к контрагентам независимо от того, в какой системе работает каждая сторона.
Интеграция с 1С и учётными системами
МЧД создаётся и применяется прямо в 1С:Бухгалтерия — не нужно переключаться между системами. Электронный документооборот в 1С автоматически подставляет нужную доверенность при подписании.
Прозрачная цепочка поставок
Для ЭДО для оптовой торговли и B2B особенно важно: каждая передача УПД, накладной или акта содержит подтверждённые полномочия подписанта — проверка контрагентом занимает секунды.
Масштабирование без бумаг
Крупные компании за первые 7 месяцев 2025 года отправили через Контур Диадок почти 2 млн документов с МЧД. Система масштабируется — от малого бизнеса до оптовых сетей с десятками сотрудников.
Коротко о главном
Ключевые факты о МЧД для бухгалтеров, HR и руководителей
С 1 сентября 2024
Старые КЭП сотрудников с данными работодателя утратили силу — только КЭП физлица + МЧД
Формат XML
МЧД — файл XML, подписанный УКЭП руководителя. С марта 2025 года только формат 003
Роуминг с 29+ операторами
Контур Диадок передаёт МЧД между операторами без ошибок — работает со всеми крупными системами
Не нужна директору
Руководитель подписывает документы своей КЭП напрямую — без МЧД. Доверенность нужна только сотрудникам
Отзыв за 12 часов
При смене сотрудника МЧД отзывается онлайн — не нужны бумажные процедуры и ждать истечения срока
Работает в 1С
МЧД создаётся и применяется в 1С:Бухгалтерия — автоматически при подписании любых документов в ЭДО