ЭДО с поставщиками - Контур Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему, в которой вся документация обменивается и передается в электронном формате. Такой подход также используется для оформления заявок на участие в торгах и заключения контрактов с победителями конкурсов.

В отличие от традиционного обмена бумажными документами, при ЭДО вся бизнес-документация проходит через оператора ЭДО. Этот оператор – организация, которая действует в соответствии с действующим законодательством, включена в специальный реестр ФНС и имеет право принимать и передавать юридически значимые документы. ЭДО между контрагентами осуществляется на платформе такого оператора.

• Документы в этой системе являются юридически правомочными. Каждый из них заверяется КЭП, которую невозможно подделать и которая имеет равную значимость с собственноручной подписью.
• Позволяет производить любые действия с документами: корректировать, согласовывать с партнерами и сотрудниками, отправлять контрагентам, отправлять в электронный архив для бессрочного хранения, извлекать из архива.
• Гарантирует сохранность и неизменность документации, ее быструю доставку. Документы на бумаге можно потерять, повредить, их могут подделать или внести недостоверные данные. Электронные документы не теряются, не повреждаются, их трудно подделать, а текущий статус проверяется легко и быстро. Доставка документов производится моментально, а электронная подпись надежно защищает от постороннего вмешательства в информацию документа.
• Система обеспечивает безопасность при передаче документов через интернет. Если электронную почту злоумышленники могут взломать, то в ЭДО такое маловероятно, потому что вся информация переправляется в зашифрованном виде. Просматривать документы ЭДО и вести работу с ними могут только стороны, которые пользуются системой.
• В число важнейших преимуществ ЭДО входит существенная экономия времени и средств участников. Обработка документов происходит намного быстрее. Создание документа, его редактирование, согласование, подписание, отправка и получение производится оперативно. Система позволяет избежать затрат на покупку офисной бумаги, расходных материалов для печати, доставку почтой или курьерами. В считанные секунды можно получить или отправить документацию, расстояния между партнерами не имеет значения.

Переход на систему ЭДО может быть вызывающим определенные трудности, так как требуется изменение привычных методов работы с деловой документацией. Процесс получения и отправки документов в ЭДО отличается от традиционного бумажного документооборота. Для предпринимателей, переходящих на новую систему, сервис Диадок предоставляет помощь. Внешне этот сервис напоминает электронную почту, с разделами для входящих, отправленных и удаленных файлов. Уникальность Диадок заключается в том, что документы, переданные через эту систему, имеют юридическую силу, не требуют собственноручной подписи и дополнительных актов или условий.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволяет оптимизировать несколько важных процессов:

• ЭДО с оператором ЭТП. Так называется оформление закрывающих документов при работе на электронной площадке. Поставщик, принимающий участие в закупках, может выплачивать комиссию или получать иные платные услуги, после чего получать УПД и акт о выполнении работ.
• Электронное актирование. Сюда входит комплекс разных действий по приемке товаров и услуг, а также выполненных по госконтракту работ. Поставщику нужно создать и отправить передаточный документ, а госзаказчику – утвердить факт принятия выполнения заказа, либо внести корректировку.

В данном контексте, электронный документооборот предоставляет те же преимущества, что и обмен документами между контрагентами через ЭДО. Документы имеют такое же юридическое значение, процессы обработки документации значительно ускоряются, и расходы снижаются.

Кроме того, для поставщиков существует ряд дополнительных преимуществ в использовании ЭДО:

• Все прописанные в законе условия соблюдаются в полном объеме. Начиная с 01.01.22 г., только подключение к Единой информационной системе предоставляет право участвовать в электронных торгах, проводимых по любым госзакупкам . Это единый для всех закон. Регистрация, оборот документации и подписание документов в производится в ЕИС исключительно электронным способом.
• Сокращение количества случайных ошибок при создании документа. Часть показателей автоматически вносится системой. При этом документе не остается незаполненных граф, номера ИНН или неточности в наименовании юридической организации исключаются.
• Если счета-фактуры подписаны электронной подписью, внесение в них каких-либо изменений уже невозможно. Поэтому данные документа надежно защищены от постороннего вмешательства.
• Подключение к любой ЭТП. Часть электронных площадок уже полностью перешла на ЭДО, если компания не работает в ней, ее заявка будет неизбежно отклонена. В других случаях участник торгов для получения закрывающего акта вынужден будет ездить в офис ЭТП, порой за много километров. Например, ЭТП Газпромбанка имеет офис только в Москве, если участник находится, например, во Владивостоке, ему будет очень накладно забирать свою бумажную документацию.
• Приемка происходит очень быстро. Нет нужды дожидаться доставки бумажного акта о приемке, достаточно получить его через электронную систему. Подписание акта также производится дистанционно.

Если поставщик решает работать на электронной торговой площадке (ЭТП), ему необходимо заключить договор с оператором этой площадки и соглашение о предоставлении услуг. В таком соглашении могут быть указаны платные услуги, такие как оплата за использование площадки по определенным тарифам и комиссионные выплаты. Оператор ЭТП предоставляет клиентам набор первичных документов, включая УПД, разнообразную актовую документацию и счета-фактуры.

Многие коммерческие и федеральные торговые площадки предпочитают обмен документами в электронном виде, и поставщикам часто предоставляется выбор между обязательным использованием электронного документооборота (ЭДО) и возможностью использования бумажной документации. Однако на сегодняшний день большинство площадок оперируют только с ЭДО.

Некоторые площадки, при отсутствии желания клиента использовать электронный документооборот, могут предложить отправку документов почтой или лично в филиал площадки. Однако такой метод взаимодействия с площадкой может потребовать дополнительных затрат времени и средств.

Правила подключения к ЭДО могут различаться для каждой площадки, и клиенты могут узнать об этих правилах на официальном веб-сайте компании или обратившись в службу технической поддержки. Процесс подключения к ЭДО обычно включает несколько этапов:

1. Получение электронной подписи.

Получение электронной подписи, которая может быть оформлена на руководителя организации или другого уполномоченного лица.

2. Подключение к оператору ЭДО.

Подключение к оператору ЭДО, работающему с выбранной площадкой.

3. Начало работы на ЭТП.

Начало работы на ЭТП, что включает в себя использование логина, пароля или квалифицированной электронной подписи для доступа к системе.

При работе с ЭДО у новых пользователей могут возникнуть различные трудности и вопросы. Техническая поддержка как оператора ЭДО, так и торговой площадки всегда готова помочь решить любые проблемы, такие как утеря документов, проблемы с загрузкой файлов или неполадки с электронной подписью.

С начала 2022 года в Единой информационной системе (ЕИС) в соответствии с законодательством было введено обязательное использование электронного документооборота (ЭДО) как для заказчиков, так и для поставщиков. Согласно Закону №44-ФЗ, поставщики, участвующие в госзакупках, теперь обязаны проводить электронное актирование при приеме товаров или услуг.

Основное различие между электронным и бумажным методами приемки заключается в том, что в первом случае вся документация заполняется и передается исключительно в электронном виде через ЕИС. Законодательство признает электронную и бумажную документацию равноправными. Возможность использования бумажной документации сохраняется только для госконтрактов, заключенных до начала 2022 года.

Для проведения электронного актирования в системе ЕИС необходимо войти в личный кабинет и настроить доступ в разделе «Администрирование». Процедура электронного актирования контрактов включает следующие шаги: выбор соответствующего контракта и заполнение формы в разделе «Сформировать первичный учетный документ».

При этом нужно будет активировать следующие разделы:

• Просмотр соглашений и формирование документов о приемке. Этот раздел позволить контролировать и проводить процесс реализации договорных обязательств.
• Доверенность на подпись закрывающей документации. Этот раздел активируется тогда, когда руководитель организации делегировал право подписи уполномоченному сотруднику своей
  компании.

Правила электронной приемки одинаковы для всех участников закупок в ЕИС, и подробные инструкции можно найти на официальном сайте системы.

Поставщик может передать заказчику акт на редактирование перед отправкой товара. Однако после отправки документа редактирование невозможно, и придется создавать корректирующий документ. Заполненный и подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) документ автоматически передается в ЕИС заказчику, который может найти его в своем личном кабинете. Заказчик подписывает акт о получении в ЕИС, а поставщик в своем кабинете должен найти извещение о доставке.

Заказчик, после получения товара или выполнения услуг или работ, должен провести проверку качества выполнения. В ЕИС можно отслеживать статус документа о приемке и узнать его текущее состояние — находится ли он на рассмотрении или уже принято решение заказчика (приемка или отказ).

Прежде чем отправить товар заказчику, поставщик может ему передать акт для редактирования. Но после отправки скорректировать документ уже нельзя, придется создавать другой документ-
исправление. Заполненный и заверенный КЭП документ переправляется автоматически в ЕИС заказчику, который обнаружит соответствующую информацию в своем личном кабинете. Далее
заказчиком подписывается в ЕИС акт о получении. Поставщик в персональном кабинете должен найти извещение о доставке.

Заказчик после получения товара или выполнения услуг или работ должен провести проверку качества исполнения.

В результате проверки возможны следующие действия заказчика:

• Он принимает заказ, после чего должен подписывать в ЕИС акт о приемке, заверяя его электронной подписью. В этот же день заказчиком в реестр контрактов отправляется акт об исполнении заказа.
• Принять товар или исполнение работ частично. Когда заказчик не полностью удовлетворен, он составляет в бумажном виде документ о частичной приемке, который направляется поставщику. В данном документе должны быть изложены конкретные претензии к товарам или услугам, каковые не удовлетворили заказчика. При согласии поставщика с выдвинутыми претензиями, он составляет другой акт, где указывается только то, что принято заказчиком. Далее поставщик и заказчик совместно корректируют акт о приемке. Подписание этого акта производится лишь после устранения всех претензий. В этом случае публикуется сообщение, что контракт выполнен.
• Отказаться от приема товаров или работ. На бумаге должен быть составлен мотивированный документ об отказе, его скан отправляется поставщику через ЕИС. Отказ должен быть переправлен в день составления отказного документа. При согласии поставщика с претензиями, он исправляет свою работу или поставляет другой товар, при этом составляется новый акт. При несогласии поставщика с отказом в приемке своего товара или работы, им составляется претензия, о чем следует уведомить через ЕИС заказчика.

В ЕИС можно проследить, на каком этапе находится продвижение документа о приемке, выяснить его статус на настоящий момент – находится ли документ на стадии рассмотрения, либо заказчик
уже принял по нему решение (приемка или отказ).

Диадок предоставляет поставщикам доступ к популярным Электронным Торговым Площадкам (ЭТП). С помощью этой системы можно устанавливать эффективные связи с другими пользователями, обмениваться документами, настраивать Электронный Документооборот (ЭДО) для сотрудничества с операторами ЭТП и взаимодействовать с Единой Информационной Системой (ЕИС).

В личном кабинете Диадока поставщику будут доступны закрывающие документы от использованных им ЭТП. Эти документы могут быть отредактированы и предоставлены на просмотр ответственным сотрудникам компании, таким как главный бухгалтер, и они сохраняются в архиве бессрочно.

Электронные документы, передаваемые через Диадок с торговых площадок, обладают юридической значимостью, что позволяет использовать их в судебных процедурах, предоставлять налоговой службе и в арбитражных спорах. Важно отметить, что актирование не проводится в Диадоке, так как это делает ЕИС, но Диадок предоставляет доступ к закрывающей документации от государственных ЭТП.

С помощью Диадока компания может поддерживать разнообразные виды коммуникации с контрагентами, не ограничиваясь только закупками. Здесь можно оформлять и подписывать соглашения с партнерами, отправлять фактуры, корректировать и согласовывать документацию. Диадок также предоставляет опции для международного документооборота и обработки маркированных товаров.

В Диадоке также предоставляется информация, которая позволяет настроить электронный кадровый документооборот и обеспечивает юридическую значимость оборота документов между сотрудниками.

Важно отметить, что сотрудничество с контрагентами, которые уже используют ЭДО, становится более удобным. По ИНН можно определить, используют ли они Диадок. Все больше компаний переходят на электронный документооборот, поэтому важно уметь работать с этой технологией, чтобы не упустить возможности сотрудничества с такими организациями. Контур.Диадок помогает быстро внедрить электронный документооборот и освоить его, открывая доступ к различным электронным торговым площадкам.