ЭДО с поставщиками - Контур Диадок

Электронный документооборот позволяет обмениваться всей деловой документацией в цифровом виде. Такой формат используется для подачи заявок на торги, заключения договоров и последующего взаимодействия с контрагентами.

В отличие от бумажного документооборота, при ЭДО все документы проходят через оператора, аккредитованного ФНС. Он обеспечивает юридическую значимость и безопасность передачи данных, а компании получают удобный и быстрый способ работы с поставщиками.

• Все документы в системе заверяются квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая приравнена к собственноручной и не подделывается. Благодаря этому электронные документы обладают полной юридической силой.
• Через ЭДО удобно согласовывать и корректировать документы, отправлять их партнёрам или сотрудникам, хранить в архиве и быстро находить при необходимости.
• Система гарантирует сохранность и неизменность данных. Бумагу можно потерять, повредить или подделать, а электронные документы защищены, не теряются и доставляются моментально.
• Передача информации идёт в зашифрованном виде, доступ к документам получают только участники обмена. Это гораздо надёжнее, чем работа через электронную почту.
• Главное преимущество ЭДО — экономия времени и денег. Процессы подготовки, согласования, подписания и отправки документов занимают минуты. Больше не нужны расходы на бумагу, печать и курьеров: обмен работает одинаково быстро, независимо от расстояний.

Переход с бумаги на электронный документооборот может показаться сложным, ведь меняется привычный порядок работы с документами. Но сервис Диадок делает процесс максимально понятным.

Интерфейс Диадока интуитивен и понятен: документы распределяются по папкам — входящие, отправленные и архив. При этом каждое отправление имеет юридическую значимость. Для подтверждения подлинности не требуются печати или дополнительные бумаги — достаточно электронной подписи.

Электронный документооборот помогает компаниям быстрее и безопаснее работать с документами, сокращая ручную работу и ошибки:

• Работа через ЭТП. При участии в закупках на электронной площадке все закрывающие документы оформляются в системе. Поставщик оплачивает необходимые комиссии и получает УПД и акты выполненных работ без лишней бумажной волокиты.
• Электронное актирование. Это процесс подтверждения поставки товаров, оказанных услуг или выполненных работ по контракту. Поставщик создаёт передаточные документы, заказчик их утверждает или корректирует — всё проходит в электронном формате.

ЭДО обеспечивает юридическую силу документов и ускоряет обработку, одновременно снижая расходы на бумагу, печать и доставку.

Дополнительные выгоды для поставщиков:

• Соответствие закону. С 1 января 2022 года подключение к Единой информационной системе (ЕИС) необходимо для участия во всех электронных госзакупках. Документы оформляются полностью в электронном виде и имеют юридическую силу.
• Меньше ошибок. Система автоматически подставляет реквизиты, исключая пропуски, ошибки в ИНН или неточности в названиях компаний.
• Защита данных. Документы с электронной подписью нельзя изменить, что обеспечивает их сохранность и защищает от вмешательства.
• Подключение к разным площадкам. Многие электронные торговые площадки полностью работают через ЭДО. Без подключения заявки могут отклоняться, а получение бумажных документов иногда требует поездок в офисы площадок, что неудобно для региональных поставщиков.
• Быстрая приёмка. Акты и УПД поступают моментально, подпись ставится удалённо — не нужно ждать курьеров или почту.

Для участия в торгах на электронной площадке поставщику необходимо заключить договор с её оператором и оформить соглашение на предоставление услуг. В таких соглашениях могут предусматриваться платные функции — например, комиссия за использование площадки или дополнительные сервисы. Поставщик получает полный комплект первичных документов: УПД, счета-фактуры, акты и другие обязательные формы.

Сегодня большинство ЭТП перешли на электронный документооборот: бумажные документы принимаются крайне редко. Некоторые площадки всё ещё могут предложить альтернативу — отправку документации почтой или лично в офис, но это занимает больше времени и требует дополнительных расходов.

С 2022 года все участники госзакупок — как заказчики, так и поставщики — обязаны использовать электронный документооборот через Единую информационную систему (ЕИС). Закон №44‑ФЗ закрепляет обязанность поставщиков оформлять акты приема товаров и услуг в электронном виде.

Главное отличие ЭДО от традиционного бумажного формата — вся документация создается, отправляется и хранится исключительно внутри системы ЕИС. Электронные и бумажные документы имеют одинаковую юридическую силу, но бумажные версии остаются допустимыми только для контрактов, заключенных до 2022 года.

Чтобы оформить электронный акт в ЕИС, нужно зайти в личный кабинет, открыть раздел «Администрирование», выбрать контракт и сформировать первичный учетный документ через специальную форму. Такой подход ускоряет обработку, снижает ошибки и позволяет вести учет в полном соответствии с законом.

Для работы с электронными актами в ЕИС необходимо активировать несколько ключевых разделов:

• Формирование и контроль документов о приёмке — здесь поставщик отслеживает процесс выполнения договорных обязательств и формирует соответствующие акты.
• Доверенность на подпись — подключается, если руководитель делегировал право подписывать закрывающие документы другому сотруднику организации.

Процедуры электронной приёмки стандартны для всех участников ЕИС, а подробные инструкции доступны на официальном портале системы.

Перед отправкой товара поставщик может предоставить акт заказчику для проверки. После передачи документа редактировать его уже нельзя — потребуется оформление корректирующего акта. Подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) документ автоматически отправляется в личный кабинет заказчика. Там заказчик подтверждает приём, а поставщик получает уведомление о доставке документа.

После получения товара или выполнения работ заказчик проверяет качество и статус документа. В личном кабинете ЕИС легко отследить, находится ли акт на рассмотрении или уже подписан и принят.

Перед отправкой товара поставщик может дать заказчику возможность проверить акт и внести правки. После отправки редактировать документ нельзя — любые изменения оформляются отдельным корректирующим документом. Акт, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), автоматически поступает в ЕИС заказчику, который видит его в личном кабинете и подписывает подтверждение о получении. Поставщик получает уведомление о доставке документа.

По факту получения товаров или выполнения работ заказчик проводит проверку качества и подтверждает выполнение условий договора.

После проверки поставленных товаров или выполненных работ заказчик может действовать по-разному:

• Полное принятие заказа. Заказчик подписывает акт о приёмке в ЕИС с использованием электронной подписи. В этот же день в реестр контрактов автоматически загружается подтверждающий документ об исполнении заказа.
• Частичное принятие. Если заказ полностью не соответствует ожиданиям, оформляется акт частичной приемки с указанием конкретных недочётов. Поставщик, согласившись с замечаниями, формирует новый документ, отражающий только принятые позиции. После совместного согласования корректировок акт подписывается, и в системе публикуется уведомление о выполнении контракта.
• Отказ от приёмки. В случае серьезных несоответствий заказчик оформляет мотивированный отказ и отправляет его скан через ЕИС. Поставщик может устранить замечания и направить исправленный акт, либо, если не согласен с отказом, направляет свою претензию заказчику через систему.

В ЕИС можно отслеживать статус акта на любом этапе: на рассмотрении, принят или отклонён заказчиком.

Контур Диадок открывает компаниям удобный доступ к электронным торговым площадкам (ЭТП) и позволяет настроить полноценный обмен документами с партнерами. Система обеспечивает интеграцию с ЭДО и Единой информационной системой (ЕИС), благодаря чему работа с документами становится централизованной и прозрачной.

Поставщик в своем личном кабинете видит все закрывающие документы, связанные с его сделками на ЭТП. Их можно проверять, редактировать и предоставлять коллегам, например бухгалтеру, а также хранить в электронном архиве без ограничения по времени.

Документы, отправленные через Диадок, обладают юридической силой, поэтому их можно использовать для отчетности перед налоговой или в судебных разбирательствах. Актирование, как и прежде, выполняется в ЕИС, но Диадок предоставляет удобный доступ к закрывающим документам государственных площадок.

С помощью сервиса можно не только отправлять счета и акты, но и оформлять соглашения, согласовывать и редактировать документы с контрагентами, а также организовывать международный обмен документацией и работу с маркированными товарами.

Контур Диадок облегчает также внутренние процессы: можно организовать электронный документооборот между сотрудниками компании, обеспечивая юридическую силу всех операций.

Работать с контрагентами, которые уже используют ЭДО, становится проще: по ИНН легко определить, кто подключен к Диадок. Внедрение этой системы помогает компаниям быстро перейти на электронный документооборот и использовать возможности всех подключенных торговых площадок без потерь времени.