Новое подключение и продление:
8 (800) 301 22 50
Техническая поддержка:
8 (800) 500 10 18
В этом случае контрагенты обмениваются документами через специальные сервисы или просто по электронной почте, без привлечения провайдеров ЭДО. Чтобы организовать такой документооборот, необходимо:
Прямой обмен документами с контрагентами, без использования услуг провайдеров ЭДО, имеет некоторые важные ограничения. Самое главное – это невозможность передавать в электронном виде счета-фактуры. Согласно актуальным требованиям НК РФ, такие документы можно передавать только через оператора ЭДО, и только с использованием квалифицированной электронной подписи. Являясь третьей стороной, оператор электронного документооборота является гарантом подлинности КЭП, фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Только в этом случае документы получают юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.
Самый простой, быстрый и безопасный способ организовать электронный документооборот с контрагентами — подключиться к готовым сервисам, которые предоставляют операторы ЭДО. В этом случае за безопасность передачи данных, а также соответствие процесса установленным ФНС регламентам отвечает именно оператор ЭДО. В частности, провайдеры электронного документооборота в РФ гарантируют:
Подключение к системе ЭДО – это достаточно простая и быстрая процедура, которая не может вызвать проблем даже у начинающих предпринимателей. Так, для регистрации в ЭДО Диадок необходимо направить провайдеру заявление об участии в электронном документообороте, которое формируется в сервисе в автоматическом режиме. Такое заявление будет сформировано при первой отправке формализованного документа контрагенту. Если пользователь подпишет и отправит такое заявление, информация о его присоединении к системе электронного документооборота будет автоматически направлена в Налоговую службу. В будущем пользователю системы, по требованию ФНС, будет достаточно предоставить электронные документы, а не их оригиналы на бумажных носителях.
Сервис Диадок предлагает готовые шаблоны подобных дополнительных соглашений, которые контрагенты могут корректировать по своему усмотрению.
Если вы используете сервис Диадок, дополнительное соглашение к ранее подписанному договору о сотрудничестве контрагенты могут подписать непосредственно в системе. Содержание данного дополнительного соглашения может разниться от случая к случаю, но, как правило, в нем прописывается порядок работы с электронными документами, обязательства сторон, типы документов для
передачи по ЭДО, регламент использования КЭП, а также особые ситуации, при которых документы могут дублироваться на бумажных носителях.
Для подключения к системе ЭДО через «Контур.Диадок» выберите подходящий тариф на нашем сайте и укажите номер телефона. Специалисты свяжутся с вами в течение 10 минут.
Вполне понятно, что или бухгалтер, или непосредственно предприниматель должны быть готовы к переходу на электронный документооборот внутри организации. В первую очередь, необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, согласно ст. 8 402-ФЗ.
Перечень дополнений определяется внутри организации, но особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:
После того, как в учетной политике организации будут отражены вышеперечисленные аспекты, для присоединения к системе ЭДО нужно выполнить следующее:
Процесс обмена электронными и обычными (на бумаге) документами может существенно разниться. Необходимо понимать, как был организован документооборот в организации ранее: кто согласовывал те или иные документы, в каком порядке они перемещались между подразделениями компании и т.д.
С внедрением ЭДО некоторые функции сотрудников, отвечающих за документооборот, могут быть вовсе упразднены. Например, исключается необходимость в ручной сортировке и обработке документов. Поэтому сотрудники, ранее занятые в данном процессе, могут быть перенаправлены на решение других задач.
Согласно действующему законодательству, организовать обмен юридически-значимыми документами между контрагентами можно только при использовании КЭП. Квалифицированную электронную подпись необходимо иметь каждому сотруднику, который уполномочен подписывать те или иные документы. В основном, это руководитель организации и главный бухгалтер, который отвечает за сдачу отчетности в контролирующие органы.
Оформить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре, в частности, в любом из представительств «Контур» в вашем городе. Данный процесс, как правило, занимает не более 1-2 дней.
Самый главный критерий выбора провайдера – это то, подключены ли ваши контрагенты к его системе. Ведь в противном случае вам потребуется использовать роуминг, что не очень удобно, а также не всегда технически возможно.
Более 1,5 миллиона российских и зарубежных организаций на сегодняшний день используют ЭДО Диадок. В настоящее время это является абсолютным рекордом по охвату аудитории в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, вы можете на сайте системы или непосредственно в Диадоке: достаточно знать ИНН партнера.
Если вы выбираете другого провайдера ЭДО, убедитесь, что он поддерживает роуминг со сторонними операторами и имеет возможность обеспечить безопасность передаваемых данных.
Практически все провайдеры ЭДО предлагают различные схемы работы с сервисами по обмену документами между контрагентами. В частности, Диадок реализовал следующие решения:
Если и ваша компания, и ваш контрагент подключены к единой системе ЭДО, для начала электронного документооборота вам достаточно отправить приглашение или принять его в сервисе.
В Диадоке вы также можете использовать возможность массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО, а также подключения к системе новых партнеров. Если у вас возникли трудности, вы всегда можете связаться со специалистами службы технической поддержки.
