ЭДО для самозанятых - Контур Диадок

Все аспекты деятельности самозанятых лиц регулируются в соответствии с Федеральным законом № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Согласно этому закону, плательщики налога на профессиональный доход (НПД) имеют право осуществлять поставки продукции или предоставлять услуги юридическим лицам и предпринимателям.

Но есть некоторые ограничения, например:

• Самозанятый не является наемным работником своего же контрагента;
• У плательщика НПД в течение последних 2-х лет не было действующего трудового договора с покупателем или заказчиком услуг.

Однако многие юридические лица и индивидуальные предприниматели избегают сотрудничества с самозанятыми из-за неясностей в законодательстве, включая вопросы вычетов на расходы по оплате услуг самозанятых.

Но работать именно с самозанятыми выгодней, чем, например, передавать заказы фрилансерам или физическим лицам:

• Не требуется договор ГПХ. Соответственно, можно не платить взносы во внебюджетные фонды;
• Сотрудничать можно на общих основаниях, как с индивидуальными предпринимателями;
• Самозанятый самостоятельно платит налоги. Не нужно брать на себя роль налогового агента и удерживать с него НДФЛ.

С точки зрения технической стороны, сотрудничество с самозанятым практически ничем не отличается от сотрудничества с предпринимателями. Компания передает заказ, самозанятый выполняет его и предоставляет результаты. Затем ему выплачивают оплату наличными или переводом на счет. Самозанятый создает чек и передает его заказчику.

Заключение договора становится гарантией для обеих сторон в отношении своевременного выполнения обязательств и расчетов.

Факт сотрудничества между юридическим лицом и самозанятым подтверждается заключением договора, который может быть оформлен аналогично договору гражданско-правовой характеристики. Важно, чтобы в этом договоре не содержались пункты, указывающие, что плательщик НПД обязан соблюдать внутренние правила трудового распорядка компании или получать зарплату дважды в месяц. Присутствие таких условий может привести к переквалификации договора ФНС в трудовой, с последующими налоговыми доплатами.

Важные пункты договора с плательщиком НПД:

• Обязанность плательщика НПД информировать контрагента об утрате статуса в определенные сроки;
• Заказчик не удерживает из дохода самозанятого НДФЛ и не платит за него взносы во внебюджетные фонды;
• Исполнитель или поставщик имеет статус самозанятого. В качестве подтверждения можно предоставить справку, распечатанную из приложения «Мой налог»;
• Санкции за неисполнение условий договора, например, несвоевременную передачу чеков;
• Исполнитель выставляет акты или накладные без НДС. По факту оплаты он обязательно передает заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог».

Проблемы, связанные с работой с самозанятыми, часто возникают из-за географической дистанции между заказчиком и исполнителем. Возникают вопросы о том, как передавать платежные и документы, такие как чеки, накладные, акты выполненных работ и счета на оплату, а также необходимо оформить договор.

Конечно, можно использовать традиционную почтовую отправку для передачи всех этих документов. Однако гораздо проще перейти к электронному документообороту и обмениваться документами практически мгновенно. Важным преимуществом является возможность быстрого восстановления и дублирования любого отправленного документа из истории переписки.

Преимущества перехода на ЭДО:

• Комфортная работа. Отправить и получить документы можно в любое время;
• Безопасная пересылка данных. Пакеты данных предварительно шифруются, а собственно для отправки используются защищенные каналы;
• Экономия на покупке оргтехники и расходных материалов. Не нужны принтер, картриджи и пачки бумаги;
• Минимальное время ожидания. Самозанятый сформировал чек или акт выполненных работ, а через секунду его уже получил бухгалтер или менеджер компании-заказчика;

Важно и то, что любой отправленный документ можно быстро восстановить из истории переписки и продублировать.

Единственным условием для перехода к электронному документообороту является наличие электронной подписи. Предпочтительным вариантом является квалифицированная электронная подпись, которая юридически заменяет ручную подпись. Стороны также могут использовать другие виды электронной подписи, такие как простая или неквалифицированная, но это требует специального соглашения.

Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) является оптимальным и удобным вариантом. КЭП может использоваться для обмена данными с помощью сервиса Контур.Диадок, и в этом случае дополнительные соглашения о признании электронной подписи не требуются.

При наличии квалифицированной электронной подписи можно:

• Погашать задолженность по налогам;
• Получать необходимые услуги на сайте «Госуслуги»;
• Обращаться в Роспатент для регистрации товарного знака или авторских прав;
• Подавать заявки на участие в торгах по Закону № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;
• Пересылать документы на регистрацию сделок с недвижимостью и т. д.