ЭДО для самозанятых - Контур Диадок

Деятельность граждан, перешедших на специальный налоговый режим (НПД), регулируется Федеральным законом № 422-ФЗ. Этот закон даёт право самозанятым работать не только с физическими лицами, но и с организациями — поставлять товары, оказывать услуги или выполнять работы по договорённости с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

При этом важно учитывать определённые ограничения:

• Самозанятый не должен состоять в трудовых отношениях с заказчиком на момент сотрудничества;
• В течение двух лет до начала взаимодействия у самозанятого не должно быть официального трудового договора с данным клиентом.

Несмотря на законную основу такого формата, некоторые организации всё ещё неохотно заключают договоры с самозанятыми. Это связано с неоднозначностью налогового учёта — особенно в части подтверждения расходов на оплату услуг самозанятых исполнителей.

Сотрудничество с самозанятыми зачастую оказывается выгоднее, чем привлечение фрилансеров или физических лиц без статуса:

• Не нужно заключать договор гражданско-правового характера и, как следствие, уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды;
• Взаимодействие происходит на тех же условиях, что и с ИП;
• Самозанятый самостоятельно рассчитывает и уплачивает налог. Работодателю не нужно выступать в роли налогового агента и удерживать НДФЛ.

В техническом плане сотрудничество с самозанятыми не отличается от работы с ИП: заказчик передаёт задачу, исполнитель выполняет её, после чего получает оплату (наличными или на счёт). Далее формируется чек в приложении «Мой налог» и передаётся клиенту.

Для обеих сторон надёжность сделки повышается при заключении договора — он фиксирует объём работ, сроки и порядок расчётов.

Такой договор может быть составлен по типу гражданско-правового. Главное — не включать в него положения, которые могут трактоваться как признаки трудовых отношений: обязательное соблюдение внутреннего распорядка компании, регулярная зарплата дважды в месяц и т. п. Подобные формулировки могут стать основанием для ФНС переквалифицировать договор в трудовой, что повлечёт доначисления налогов и штрафов.

Ключевые положения договора с самозанятым

• Самозанятый должен своевременно уведомлять заказчика о прекращении своего специального налогового статуса;
• Налог на доход (НДФЛ) не удерживается заказчиком, как и не уплачиваются взносы в фонды — эти обязанности полностью лежат на исполнителе;
• Подтверждение статуса самозанятого может быть представлено в виде справки из приложения «Мой налог»;
• Договор должен предусматривать ответственность за нарушения, например, за задержку в предоставлении чеков;
• Исполнитель оформляет документы (акты, накладные) без учёта НДС и после получения оплаты обязательно передаёт чек, сформированный через приложение «Мой налог».

Одна из типичных трудностей при сотрудничестве с самозанятыми — это удалённость исполнителя от заказчика. Возникает логичный вопрос: как эффективно обмениваться документами — чеками, актами выполненных работ, накладными, договорами и счётами?

Один из способов — отправка бумажных оригиналов по почте. Однако этот вариант трудоёмкий и занимает время. Оптимальное решение — использовать электронный документооборот. Такой формат позволяет оперативно направлять и получать необходимые бумаги без физической пересылки.

Дополнительное преимущество — вся переписка и документы хранятся в цифровом виде, и при необходимости можно быстро найти, восстановить или переслать любой файл повторно.

Почему стоит перейти на электронный документооборот (ЭДО)

• Удобство в работе. Обмен документами доступен в любое время суток — отправить или получить файл можно даже ночью.
• Надёжная защита данных. Перед передачей информация шифруется, а пересылка осуществляется через безопасные каналы связи.
• Снижение расходов. Нет необходимости покупать принтеры, заправлять картриджи и тратиться на бумагу.
• Мгновенное получение документов. Самозанятый формирует чек или акт, и уже через пару секунд бухгалтер заказчика получает его на почту или в систему.
• Доступ к истории. Все документы хранятся в цифровом виде, и при необходимости их легко найти, повторно отправить или распечатать.

Для использования ЭДО необходима электронная подпись. Оптимальным решением является квалифицированная электронная подпись (КЭП) — она приравнивается к обычной рукописной подписи и не требует дополнительных соглашений, если используется в таких системах, как Контур Диадок.

С помощью КЭП можно:

• Подавать налоговую отчетность и оплачивать налоги;

• Получать госуслуги онлайн через портал «Госуслуги»;

• Регистрировать товарные знаки и объекты авторского права через Роспатент;

• Участвовать в закупках по 223-ФЗ;

• Отправлять документы на регистрацию недвижимости и совершение сделок.