Квалифицированная электронная подпись (КЭП) и автоподпись без привязки к сотруднику

Минфин утвердил новые правила работы со счетами-фактурами через ЭДО. С 1 июля 2023 года допускается использовать квалифицированные подписи и автоподписи, где отражены данные компании, а не конкретного сотрудника.

В дальнейшем в Диадоке будут применяться сертификаты, в которых фиксируется исключительно информация о юридическом лице. Такие КЭПы нужны для работы с технологическими квитанциями — например, подтверждением отправки или получения документов.

Выпуск обновлённых сертификатов возложен на удостоверяющий центр ФНС. Они будут оформляться только на организацию, без указания владельца. При этом предусмотрен переходный период в 60 дней: в это время можно запросить подпись по старым правилам, где сохраняются данные физического лица.

Какие документы можно обменивать по закону № 14Н

Если соблюдать требования, прописанные в приказе № 14Н, компании получают право обмениваться через ЭДО целым рядом документов, среди которых:

• счета-фактуры;
• корректировочные счета-фактуры (КСФ);
• исправленные счета-фактуры (ИСФ);
• универсальные передаточные документы (УПД);
• универсальные корректировочные документы (УКД);
• инвойсы в формате УПД (ИУПД);
• инвойсы в формате УКД (ИУКД).

Новые правила позволяют компаниям работать с электронными подписями без привязки к конкретному сотруднику. Это упрощает документооборот в Диадоке, снижает риски ошибок и делает процесс обмена счетами-фактурами и другими документами по закону № 14Н более удобным и прозрачным.