Значение даты подписания в ЭДО

Электронный документооборот с каждым днём становится все более популярным среди предпринимателей, так как он помогает ускорить и оптимизировать бизнес-процессы в компаниях. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет тот же юридический статус, что и документ, подписанный вручную.

Значение даты совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ) и формирование даты подписания в электронном документообороте становится важным аспектом для компаний, переходящих на новые формы обмена документами. Главное преимущество ЭДО заключается в возможности ускорить процесс передачи документов и избежать их дублирования на бумажных носителях. Для представителей компаний, только начинающих использовать электронный документооборот, может быть необходимо получить разъяснения по вопросам временных рамок и особенностей подписания документов в данной системе. Важно понимать разницу между датой совершения ФХЖ и датой подписания, так как это может иметь важное юридическое значение для оборота документов в предприятии.

Какую дату совершения ФХЖ указать?

Значимость даты совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ) при оформлении первичных учетных документов согласно законодательству неоспорима. Особое внимание уделяется указанной в первичных документах дате совершения ФХЖ, поскольку она является ключевым аспектом сделки.

Дата совершения факта хозяйственной жизни, отраженная в первичных документах, играет важную роль в бухгалтерском и налоговом учете. С момента получения товаров и услуг компания может учитывать свои расходы и включать НДС в вычет.

Необходимо отметить, что дата составления или подписания документа и дата совершения ФХЖ могут не совпадать в соответствии с законодательством. В случае различия этих дат в документе должна быть предусмотрена информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.

Обычно в письменных документах даты составления и подписания совпадают, за исключением определенных условий в договоре, требующих подписания заказчиком.

В электронном документообороте дата подписания генерируется автоматически при формировании электронной подписи, тогда как дату совершения ФХЖ необходимо указать пользователю. Множество стандартизированных документов предусматривают отдельные поля для указания даты ФХЖ, когда она отличается от даты составления. В случае отсутствия соответствующего поля следует руководствоваться рекомендациями органов.

В электронном документообороте нет однозначной методики по указанию даты подписания. Рекомендуется избегать использования даты подписания в учетных целях и ориентироваться на реальные события бизнес-процессов. Например, если товар получен 19 октября, а документ подписан 11 октября, следует указать 19 октября как дату получения товара.